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La importancia del proceso KYC en la firma electrónica

Con la explosión de las nuevas tecnologías y la crisis sanitaria de Covid-19, el uso de la firma electrónica ha crecido enormemente en los últimos años. Así, en un mundo cada vez más digitalizado en el que la usurpación de identidad tiene un impacto considerable en las transacciones a distancia, los retos de conocer a su cliente (KYC) dentro de la firma electrónica son aún más importantes.
De hecho, el proceso KYC aporta un valor legal y un cumplimiento normativo a la entrega de la firma electrónica de un documento. Por ello, sus usos se han multiplicado considerablemente en diversos sectores de actividad, como el inmobiliario, el bancario, el de los seguros y el de los servicios públicos.
kyc firma electronica

¿Cuál es el valor legal de una firma electrónica?

Según el artículo 1367 del Código Civil, la firma electrónica tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita. Por lo tanto, es admisible como prueba en los tribunales si cumple todas las condiciones del reglamento eIDAS. Este reglamento, el Servicio de Identificación Electrónica y Confianza, pretende aumentar la confianza en las transacciones digitales.

Define los niveles de seguridad de las transacciones en función de su importancia. De hecho, existen 3 niveles de firmas digitales.

Niveles de seguridad de eSignatures

La firma simple

En primer lugar, está la firma simple, que se utiliza para transacciones de poca importancia, ya que no requiere la verificación de la identidad. Los tipos de documentos que requieren este nivel de firma pueden ser facturas, contratos de adhesión o presupuestos. Sin embargo, este primer nivel puede reforzarse en algunos casos con un paso de autenticación con un SMS OTP (One Time Password) enviado al firmante para verificar su identidad.

La firma avanzada y la firma cualificada

Luego, para cumplir con niveles más altos de requisitos de seguridad, el reglamento eIDAS exige que se verifique la identidad del firmante en determinados casos. Aquí es donde entran en juego las firmas avanzadas y cualificadas al integrar un paso de KYC en el proceso de firma. En este sentido, el KYC permite asegurarse de que la persona que está detrás de la pantalla es quien dice ser. Estos niveles más altos de firma se refieren, por ejemplo, a determinadas transacciones financieras u otros documentos con un valor jurídico importante, como los seguros de vida, los acuerdos de venta de propiedades o los contratos de apertura de cuentas bancarias.

KYC para las firmas electrónicas

Por lo tanto, es para cumplir con los requisitos del reglamento eIDAS que el KYC ha aparecido dentro de la firma electrónica. En términos generales, un proceso KYC permite definir y verificar la identidad del cliente durante una transacción digital. Puede tener lugar en diferentes etapas de la relación entre una empresa y su cliente: en el momento de iniciar la relación o en el momento de la firma electrónica del contrato, por ejemplo. En el caso de la firma, la autenticidad y la integridad del documento firmado quedan así garantizadas para ambas partes, y se asegura la identidad del firmante. Este paso de verificación de la identidad dentro de la firma electrónica puede hacerse de dos maneras: cara a cara o a distancia. Tenga en cuenta que en caso de litigio por una firma avanzada, por ejemplo, es la parte que solicita la firma la que debe probar su autenticidad. Por el contrario, en el caso de la firma cualificada, la carga de la prueba se invierte y es el firmante quien debe demostrar que su identidad ha sido robada.

Como se ha visto anteriormente, el reglamento eIDAS establece un marco para la firma electrónica imponiendo diferentes niveles de seguridad en función de la naturaleza de las transacciones. De este modo, se refuerza la confianza de las bolsas con la implantación de un proceso KYC. Además de cumplir con las limitaciones normativas, conozca el objetivo de este proceso.

Combatir la suplantación de identidad con el proceso KYC

Los índices de fraude empresarial cambian constantemente y hacen mella en la economía mundial. Según un estudio de PWC Global Economic Crimes and Fraud Report, aproximadamente el 47% de las empresas de todo el mundo han sufrido un fraude en los últimos 24 meses. Este es el caso, por ejemplo, de los sectores de la banca y los seguros en Francia, donde el fraude en 2020 se estimó en 525 millones de euros.

¿Cómo se verifica la identidad de los usuarios?

Con la explosión de la tecnología digital, las transacciones se realizan cada vez más a distancia y la identidad de las personas es cada vez más propensa a ser robada. Esto afecta a casi la mitad de las empresas y no se libra ningún sector de actividad. Ante este aumento constante, la normativa ha impuesto el uso de la verificación de la identidad. El uso de un KYC dentro de una ruta de usuario se está convirtiendo en algo casi inevitable y permite verificar que la persona a distancia es realmente esa persona. Por ejemplo, en el sector bancario, para abrir una cuenta en línea con una institución financiera, el usuario tiene que rellenar información sobre sí mismo escaneando su documento de identidad. Sólo una vez validada su identidad se les autoriza a abrir su cuenta. El KYC permite así luchar contra el fraude de identidad y el blanqueo de dinero, pero sobre todo establecer un nivel de confianza en el servicio que se intercambia.

Establecer una relación de confianza

Es en este contexto de «riesgo» en el que la normativa exige la integración de un KYC. Según el nivel de confianza que se busque, la integración de una etapa de KYC en un proceso de firma electrónica permite garantizar la integridad del firmante, establecer un clima de serenidad o confianza y reforzar la seguridad del intercambio. Su integración es beneficiosa tanto para la empresa como para el usuario.

Además de la confianza y la seguridad que aporta este proceso, en este contexto de digitalización, también es fundamental ofrecer a sus usuarios la mejor experiencia de cliente posible. Descubra cómo el proceso KYC puede mejorar sus tasas de conversión.

Ofrecer una experiencia óptima a sus usuarios a través de KYC

Con el aumento de la competencia, la experiencia del cliente se ha convertido en una consideración clave. Según un estudio de PWC, la experiencia del cliente se ha convertido en un importante factor de decisión de compra para el 73% de las personas en todo el mundo. Por ejemplo, los estudios han demostrado que el 40% de los clientes bancarios no completan su solicitud cuando la fase de incorporación requiere demasiado tiempo o demasiados datos personales. En total, esto representa una pérdida de aproximadamente 98.000 millones de dólares para todas las empresas combinadas que no ofrecen un servicio de incorporación más ágil.

Integrar el proceso KYC con la firma electrónica: ¿qué está en juego?

Hoy en día, la firma electrónica es uno de los procesos más utilizados en la digitalización de las empresas. Hay muchas cuestiones en juego en cuanto a la reducción de costes, la automatización de tareas y también la mejora de la experiencia del usuario… Este proceso tiene que ser intuitivo y fluido para que el cliente complete el proceso y no se desanime antes del final.

El reto es, por tanto, ofrecer una nueva herramienta segura, que no altere las ventajas de la firma electrónica antes mencionadas. Para satisfacer al cliente, el proceso KYC y la firma electrónica deben combinarse en un proceso completamente digitalizado. El objetivo es ofrecer al usuario un paso de identificación sin necesidad de salir del camino. Debe ser lo más fluido, sencillo y rápido posible.

KYC y firma electrónica: el ejemplo en Recursos Humanos

La crisis sanitaria ha puesto de manifiesto esta necesidad de desmaterializar los procesos y digitalizar la experiencia del cliente. Es el caso, por ejemplo, del sector de los recursos humanos, que tuvo que adaptarse y aplicar rápidamente la firma a distancia de los contratos de trabajo para las nuevas contrataciones. En este contexto, para verificar la identidad de las personas que contratan las empresas, el proceso KYC ha desempeñado un papel importante. De hecho, su integración ha sido una verdadera ventaja para identificar a los firmantes a distancia, a la vez que se moderniza y se asegura la experiencia del cliente. Además de cumplir con los requisitos reglamentarios, conozca la finalidad de este proceso. Es el caso, por ejemplo, del sector de los recursos humanos, que tuvo que adaptarse y aplicar rápidamente la firma a distancia de los contratos de trabajo para las nuevas contrataciones. En este contexto, para verificar la identidad de las personas que contratan las empresas, el proceso KYC ha desempeñado un papel importante. De hecho, su integración ha sido una verdadera ventaja para identificar a los firmantes a distancia, a la vez que se moderniza y se asegura la experiencia del cliente.

Anticiparse a las necesidades de su empresa

Con la digitalización de los procesos, el KYC dentro de la firma electrónica satisface las necesidades de eficiencia operativa, seguridad y optimización de la experiencia del cliente. Aunque la verificación de la identidad en las transacciones digitales no sea obligatoria en todos los sectores, pronto se convertirá en un elemento esencial de confianza para las empresas.

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